PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRASWASTAAN
Definisi Perencanaan
Perencanaan adalah proses
menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada
tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara
kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.
Tujuan Perencanaan adalah
membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.
Perencanaan Organisasional
mempunyai dua tujuan :
•
Tujuan Perlindungan (Protective) :
meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi
bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan
•
Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan
tingkat keberhasilan organisasional
Koontz O’Donnel menyatakan maksud
perencanaan adalah :
“untuk melancarkan pencapaian
usaha dan tujuan”
Kerugian dan Keuntungan Perencanaan
Keuntungan Perencanaan :
- Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
- Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
- Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi
Kerugian Perencanaan :
Penekanan pada program
perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus
membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang
digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi
dan pengawasan.
JENIS-JENIS PERENCANAAN
Perencanaan Strategis
Adalah perencanaan jangka panjang
yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan sehingga wirausahawan
memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak
dilakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan
jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang dilakukan oleh
organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang.
Definisi Strategi
Strategi sebagai suatu rencana
luas dan umum yang dikembangkan untuk mencapai tujuan organisasional jangka panjang,
sehingga strategi merupakan hasil akhir dari perencanaan strategis
Manajemen Strategis
Manajemen strategis merupakan
proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari penggunaan
strategi organisasional yang tepat. Strategi yang tepat adalah strategi yang
sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat tertentu
Empat langkah proses dalam
manajemen strategis :
- Perumusan strategi
- Implementasi strategi
- Pengukuran hasil strategi
- Evaluasi strategi
Pertanyaan dalam merumuskan
strategi yang tepat guna adalah :
- Apakah tujuan dan maksud organisasi tersebut?
Jawaban
: kearah mana organisasi diarahkan, strategi yang tepat guna mencerminkan
maksud dan tujuan organisasi
- Kemanakah organisasi dewasa ini diarahkan?
Jawaban
: memberitahukan kepada wirausahawan apakah organisasi sedang mencapai
tujuannya sehingga tingkat kemajuan kearah pencapaian tujuan memuaskan atau
tidak
- Jenis kondisi lingkungan apa organisasi mempunyai keberadaan?
Jawaban
: membantu wirausahawan dalam menetapkan kekuatan, kelemahan, masalah-masalah
dan kesempatan organisasional yang ada baik lingkungan eksternal dan internal
maupun didalam dan diluar organisasi
- Apa yang dapat dilakukan untuk bisa mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik dimasa mendatang?
Jawaban
: membuat wirausahawan menghasilkan strategi organisasi sesudah wirausahawan
mempunyai kesempatan yang memadai
Perencanaan Taktis
Perencanaan jangka pendek
menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka
pendek adalah kurun waktu antara satu tahun atau kurang. Wirausahawan
menggunakan perencanaantaktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh
berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu
satu tahun atau kurang
Perencanaan taktis dipusatkan
pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu organisasi
mencapai tujuan organisasi jangka panjang yang ditentukan dengan perencanaan
strategis
PERENCANAAN DAN TINGKATAN
MANAJEMEN
Tingkatan Manajemen dalam waktu
perencanaan :
- Manajemen puncak mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau tidak dan menggunakan waktu perencanaan lebih banyak dibanding manajemen tingkat menengah dan bawah
- Manajemen tingkat menengah menggunakan waktu yang lebih banyak dibanding manajer tingkat bawah
- Manajemen tingkat bawah lebih terlibat dalam kegiatan operasional dari organisasi dan mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan
Tipe Perencanaan :
- Manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek dengan keahlian operasi harian menyebabkan menjadi perencana terbaik pada jangka pendek
- Manajer tingkat menengah membuat perencana jangka yang agak panjang
- Manajer puncak membuat perencanaan jangka panjang yang mempunyai pengertian yang baik mengenai situasi organisasional keseluruhan
Langkah-Langkah dalam
Proses Perencanaan :
- Menyatakan tujuan organisasi yang jelas untuk dimulai suatu perencanaan
- Memilih berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan
- Mengembangkan premis/asumsi yang menjadi dasar alternatif kelayakan penggunaan setiap alternatif
- Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan
- Pengembangan rencana berdasarkan alternatif yang dipilih dimana rencana jangka panjang dan jangka pendek mulai dirumuskan
- Memfungsikan rencana-rencana ke dalam tindakan-tindakan yang memberi organisasi dengan pengarahan aktivitas jangka pendek dan jangka panjang
PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM
PERENCANAAN
Pendekatan Probabilitas Tinggi
Perencanaan menggunakan
pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat
keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur
Keuntungan pendekatan
probabilitas tinggi :
- Menghasilkan rencana yang tepat
- Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan
Kerugian pendekatan probabilitas
tinggi : tidak mendorong rencana yg kreatif
Pendekatan Maksimisasi
Perencana menggunakan pendekatan
maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan
menggunakan model matematis
Melalui penggunaan model
matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :
- Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu
- Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia
- Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik
Keuntungan Pendekatan Maksimisasi
: secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari
organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan
rencana-rencana
Kerugian Pendekatan maksimisasi :
memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi
walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan
(perilaku manusia).
Pendekatan Adaptasi
Pendekatan Adaptasi menekankan
pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan
diri dengan variabel eksternal atau internal
Perencana yang menggunakan
Pendekatan Adaptasi :
- Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari
- Antisipasi pada perubahan masa depan
- Menentukan dan menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah
Keuntungan Pendekatan Adaptasi :
berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi
perubahan organisasional
Kerugian Pendekatan Adaptasi :
penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan
yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai
keberhasilan
RENCANA-RENCANA
Rencana adalah suatu tindakan
tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi dalam pencapaian tujuan.
Empat Dimensi suatu Rencana :
- Perulangan dimensi yang menguraikan jangka dimana suatu rencana digunakan dari waktu ke waktu
- Waktu dimensi adalah jangka periode waktu yang diliput oleh rencana, baik jangka panjang maupun jangka pendek
- Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari sistem manajemen total dimana rencana ditujukan
- Tingkatan dimensi menunjukkan tingkatan organisasi yang dirancang untuk tingkatan manajemen puncak, rencana tingkat menengah dan bawah untuk manajemen menengah dan bawah dimana sistem manajemen ini saling tergantung
JENIS-JENIS RENCANA
Rencana Tetap
Kebijaksanaan-Kebijaksanaan
Suatu kebijaksanaan merupakan
rencana tetap yang memberi garis pedoman luas pada penyaluran manajemen pada
arah tertentu, manajemen dituntun kearah pengambilan tindakan yang konsisten
dengan pencapaian tujuan organisasional.
Prosedur
Merupakan rencana tetap yang
menguraikan lebih spesifik tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk
menyelesaikan tugas tertentu.
Aturan-Aturan
Merupakan rencana tetap yang
merancang suatu tindakan tertentu yang diperlukan menunjukkan apa yang harus
dilakukan oleh anggota organisasi dan apa yang tidak boleh dilakukan.
Rencana Sekali Pakai
Program
Merupakan rencana sekali pakai
yang dirancang untuk melaksanakan suatu proyek khusus dalam organisasi dimana
keberadaan program ini untuk pencapaian tujuan yang dapat diselesaikan.
Anggaran
Merupakan rencana keuangan sekali
pakai yang meliputi jangka waktu tertentu. Anggaran perusahaan adalah rencana
detail tentang bagaimana dana akan dibelanjakan.
ALAT-ALAT PERENCANAAN
Peramalan (Forecasting)
Peramalan adalah teknik prediksi
terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi.
Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method)
Memprediksi penjualan dimasa
datang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan yang
biasa disajikan dalam bentuk grafik.
Penjadwalan (Scheduling)
Merupakan proses perumusan daftar
aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
Daftar aktivitas merupakan bagian integral dari rencana organisasional
Dua macam penjadwalan :
•
Peta Gant (Gant Chart) yang merupakan diagram
balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertikal
•
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
merupakan aktivitas proyek yang menunjukkan estimasi waktu yang diperlukan