Perencanaan Organisasi Kewiraswastaan

PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRASWASTAAN

Definisi Perencanaan

Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.

Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.

Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :

•          Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan

•          Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional

Koontz O’Donnel menyatakan maksud perencanaan adalah :

“untuk melancarkan pencapaian usaha dan tujuan”

Kerugian dan Keuntungan Perencanaan

Keuntungan Perencanaan :

1. Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
2. Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
3. Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi

Kerugian Perencanaan :

Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Perencanaan Strategis

Adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan sehingga wirausahawan memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang dilakukan oleh organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang.

Definisi Strategi

Strategi sebagai suatu rencana luas dan umum yang dikembangkan untuk mencapai tujuan organisasional jangka panjang, sehingga strategi merupakan hasil akhir dari perencanaan strategis

Manajemen Strategis

Manajemen strategis merupakan proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari penggunaan strategi organisasional yang tepat. Strategi yang tepat adalah strategi yang sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat tertentu

Empat langkah proses dalam manajemen strategis :

1. Perumusan strategi
2. Implementasi strategi
3. Pengukuran hasil strategi
4. Evaluasi strategi

Pertanyaan dalam merumuskan strategi yang tepat guna adalah :

1. Apakah tujuan dan maksud organisasi tersebut?

                Jawaban : kearah mana organisasi diarahkan, strategi yang tepat guna mencerminkan maksud dan tujuan organisasi

2. Kemanakah organisasi dewasa ini diarahkan?

                Jawaban : memberitahukan kepada wirausahawan apakah organisasi sedang mencapai tujuannya sehingga tingkat kemajuan kearah pencapaian tujuan memuaskan atau tidak

3. Jenis kondisi lingkungan apa organisasi mempunyai keberadaan?

                Jawaban : membantu wirausahawan dalam menetapkan kekuatan, kelemahan, masalah-masalah dan kesempatan organisasional yang ada baik lingkungan eksternal dan internal maupun didalam dan diluar organisasi

4. Apa yang dapat dilakukan untuk bisa mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik dimasa mendatang?

                Jawaban : membuat wirausahawan menghasilkan strategi organisasi sesudah wirausahawan mempunyai kesempatan yang memadai

Perencanaan Taktis

Perencanaan jangka pendek menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu antara satu tahun atau kurang. Wirausahawan menggunakan perencanaantaktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang

Perencanaan taktis dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu organisasi mencapai tujuan organisasi jangka panjang yang ditentukan dengan perencanaan strategis

PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN

Tingkatan Manajemen dalam waktu perencanaan :

1. Manajemen puncak mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau tidak dan menggunakan waktu perencanaan lebih banyak dibanding manajemen tingkat menengah dan bawah
2. Manajemen tingkat menengah menggunakan waktu yang lebih banyak dibanding manajer tingkat bawah
3. Manajemen tingkat bawah lebih terlibat dalam kegiatan operasional dari organisasi dan mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan

Tipe Perencanaan :

1. Manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek dengan keahlian operasi harian menyebabkan menjadi perencana terbaik pada jangka pendek
2. Manajer tingkat menengah membuat perencana jangka yang agak panjang
3. Manajer puncak membuat perencanaan jangka panjang yang mempunyai pengertian yang baik mengenai situasi organisasional keseluruhan

Langkah-Langkah dalam Proses Perencanaan :

1. Menyatakan tujuan organisasi yang jelas untuk dimulai suatu perencanaan
2. Memilih berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan premis/asumsi yang menjadi dasar alternatif kelayakan penggunaan setiap alternatif
4. Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan
5. Pengembangan rencana berdasarkan alternatif yang dipilih dimana rencana jangka panjang dan jangka pendek mulai dirumuskan
6. Memfungsikan rencana-rencana ke dalam tindakan-tindakan yang memberi organisasi dengan pengarahan aktivitas jangka pendek dan jangka panjang

PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Pendekatan Probabilitas Tinggi

Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur

Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :

1. Menghasilkan rencana yang tepat
2. Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan

Kerugian pendekatan probabilitas tinggi : tidak mendorong rencana yg kreatif

Pendekatan Maksimisasi

Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis

Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :

1. Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu
2. Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia
3. Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik

Keuntungan Pendekatan Maksimisasi : secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana

Kerugian Pendekatan maksimisasi : memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (perilaku manusia).

Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal

Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :

1. Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari
2. Antisipasi pada perubahan masa depan
3. Menentukan dan  menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah

Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional

Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan

RENCANA-RENCANA

Rencana adalah suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi dalam pencapaian tujuan.

Empat Dimensi suatu Rencana :

1. Perulangan dimensi yang menguraikan jangka dimana suatu rencana digunakan dari waktu ke waktu
2. Waktu dimensi adalah jangka periode waktu yang diliput oleh rencana, baik jangka panjang maupun jangka pendek
3. Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari sistem manajemen total dimana rencana ditujukan
4. Tingkatan dimensi menunjukkan tingkatan organisasi yang dirancang untuk tingkatan manajemen puncak, rencana tingkat menengah dan bawah untuk manajemen menengah dan bawah dimana sistem manajemen ini saling tergantung

JENIS-JENIS RENCANA

Rencana Tetap

Kebijaksanaan-Kebijaksanaan

Suatu kebijaksanaan merupakan rencana tetap yang memberi garis pedoman luas pada penyaluran manajemen pada arah tertentu, manajemen dituntun kearah pengambilan tindakan yang konsisten dengan pencapaian tujuan organisasional.

Prosedur

Merupakan rencana tetap yang menguraikan lebih spesifik tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Aturan-Aturan

Merupakan rencana tetap yang merancang suatu tindakan tertentu yang diperlukan menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh anggota organisasi dan apa yang tidak boleh dilakukan.

Rencana Sekali Pakai

Program

Merupakan rencana sekali pakai yang dirancang untuk melaksanakan suatu proyek khusus dalam organisasi dimana keberadaan program ini untuk pencapaian tujuan yang dapat diselesaikan.

Anggaran

Merupakan rencana keuangan sekali pakai yang meliputi jangka waktu tertentu. Anggaran perusahaan adalah rencana detail tentang bagaimana dana akan dibelanjakan.

ALAT-ALAT PERENCANAAN

Peramalan (Forecasting)

Peramalan adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi.

Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method)

Memprediksi penjualan dimasa datang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan yang biasa disajikan dalam bentuk grafik.

Penjadwalan (Scheduling)

Merupakan proses perumusan daftar aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas merupakan bagian integral dari rencana organisasional

Dua macam penjadwalan :

•          Peta Gant (Gant Chart) yang merupakan diagram balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertikal

•          PERT (Program Evaluation and Review Technique) merupakan aktivitas proyek yang menunjukkan estimasi waktu yang diperlukan